Thành lập hộ kinh doanh lữ hành tại Đà Nẵng đang nhận được sự quan tâm của nhiều cá nhân, hộ gia đình muốn khai thác tiềm năng du lịch tại một trong những thành phố phát triển năng động nhất miền Trung. Với lợi thế về biển, danh lam thắng cảnh, hệ thống lưu trú phong phú và lượng khách du lịch lớn mỗi năm, Đà Nẵng mở ra nhiều cơ hội cho các mô hình như tổ chức tour nội địa, tour trải nghiệm địa phương, dịch vụ hướng dẫn, đặt phòng, vé tham quan và các sản phẩm du lịch kết hợp.
Hộ kinh doanh lữ hành: xác định rõ hoạt động liên quan tổ chức/chào bán chương trình du lịch theo phạm vi
Khi chuẩn bị kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, việc đầu tiên không nên là thuê văn phòng, thiết kế thương hiệu hay chạy quảng cáo tour mà phải xác định chính xác hoạt động dự kiến thuộc kinh doanh dịch vụ lữ hành, đại lý lữ hành hay một dịch vụ hỗ trợ du lịch khác. Đây là điểm đặc biệt quan trọng bởi cùng một cách gọi phổ biến như “bán tour”, “làm du lịch”, “mở đại lý tour” nhưng bản chất pháp lý có thể rất khác nhau.
Theo Luật Du lịch, kinh doanh dịch vụ lữ hành là việc xây dựng, bán và tổ chức thực hiện một phần hoặc toàn bộ chương trình du lịch cho khách. Điều kiện kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa và quốc tế đều đặt ra yêu cầu chủ thể phải là doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật về doanh nghiệp. Trong khi đó, tổ chức, cá nhân có thể kinh doanh đại lý lữ hành bằng cách nhận bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành cho khách để hưởng hoa hồng, với điều kiện đăng ký kinh doanh và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp giao đại lý.
Vì vậy, khi sử dụng khái niệm “hộ kinh doanh lữ hành”, cần phân biệt rõ hộ kinh doanh dự kiến hoạt động theo hướng đại lý bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành hay muốn tự xây dựng, tự đứng tên bán và tổ chức tour. Nếu là trường hợp thứ hai thì cần xem xét chuyển sang mô hình doanh nghiệp và thực hiện thủ tục cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành phù hợp.
Mô hình chính: hoạt động liên quan tổ chức/chào bán chương trình du lịch theo phạm vi pháp luật
Mô hình thực tế có thể bắt đầu từ việc tư vấn tour, giới thiệu chương trình, nhận đăng ký của khách, bán chương trình do doanh nghiệp lữ hành cung cấp, hỗ trợ đặt vé, lưu trú hoặc một số dịch vụ du lịch khác. Tuy nhiên, ranh giới giữa “đại lý bán tour” và “doanh nghiệp tổ chức tour” phải được xác định ngay từ đầu.
Nếu hộ kinh doanh chỉ nhận bán chương trình du lịch của một doanh nghiệp lữ hành và hưởng hoa hồng thì cần tổ chức hoạt động theo đúng cơ chế đại lý. Hợp đồng lữ hành trong trường hợp khách mua qua đại lý được giao kết giữa khách du lịch với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành giao đại lý; đại lý không nên tự thay đổi chương trình hoặc tự tổ chức chương trình dưới danh nghĩa của mình vượt quá phạm vi được pháp luật cho phép.
Ngược lại, nếu chủ cơ sở muốn tự thiết kế lịch trình Đà Nẵng – Hội An – Huế, tự ký với khách, tự thuê xe, đặt phòng, bố trí hướng dẫn viên và chịu trách nhiệm toàn bộ chương trình thì bản chất đã tiến gần hoặc thuộc hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành. Khi đó không nên tiếp tục tư duy theo mô hình hộ kinh doanh đơn giản mà phải rà điều kiện thành lập doanh nghiệp và giấy phép lữ hành.
Những thứ/người phải quản lý: khách, chương trình, nhà cung cấp và người phụ trách
Hoạt động du lịch liên quan đồng thời đến nhiều bên nên quản lý không chỉ là ghi nhận tiền khách thanh toán. Một chương trình có thể liên quan đến khách du lịch, khách sạn, nhà hàng, đơn vị vận chuyển, điểm tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, đơn vị cung cấp vé và người trực tiếp điều phối chương trình.
Thông tin khách cần được lưu thống nhất từ lúc tư vấn đến lúc hoàn thành dịch vụ. Chương trình nào khách đã chọn, giá bao nhiêu, đã đặt cọc bao nhiêu, ai cung cấp xe, phòng ở đâu, điều kiện hoàn hủy thế nào và bên nào chịu trách nhiệm đều cần có dữ liệu đối chiếu. Nếu mỗi nhân viên tự quản lý bằng tin nhắn cá nhân hoặc ghi chú riêng sẽ rất dễ xảy ra chênh lệch.
Với hộ kinh doanh làm đại lý lữ hành, yếu tố quan trọng hơn nữa là xác định rõ doanh nghiệp giao đại lý và chương trình nào được phép bán. Không nên tự ý thay đổi nội dung tour rồi quảng bá như chương trình do hộ kinh doanh trực tiếp tổ chức.
Điểm đặc thù: điều kiện kinh doanh lữ hành và lựa chọn loại hình phù hợp
Điểm đặc thù lớn nhất của lĩnh vực này là loại hình đăng ký kinh doanh và điều kiện chuyên ngành có mối liên hệ trực tiếp. Đối với kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa, pháp luật yêu cầu là doanh nghiệp, có ký quỹ và có người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn. Với lữ hành quốc tế, yêu cầu về doanh nghiệp, ký quỹ và trình độ của người phụ trách cũng được đặt ra ở mức tương ứng.
Do đó, lựa chọn hộ kinh doanh chỉ phù hợp khi hoạt động thực tế không rơi vào phạm vi bắt buộc phải do doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành thực hiện hoặc khi hộ hoạt động theo hình thức đại lý lữ hành đúng quy định.
Sai từ bước chọn mô hình có thể dẫn đến tình trạng đã thuê văn phòng, chạy quảng cáo và nhận tiền khách nhưng sau đó mới phát hiện chủ thể hiện tại không đáp ứng điều kiện để triển khai dịch vụ như dự kiến.
Liệt kê nguồn doanh thu chính và dịch vụ phụ trước khi chọn ngành nghề
Trước khi đăng ký, chủ cơ sở nên viết ra toàn bộ cách dự kiến tạo doanh thu. Có thể là hoa hồng bán tour, phí tư vấn, hoa hồng đặt phòng, vé tham quan, vé máy bay, dịch vụ xe, hỗ trợ visa hoặc các dịch vụ du lịch khác tùy phạm vi thực tế.
Việc này giúp xác định hoạt động nào là hoạt động chính và hoạt động nào chỉ là dịch vụ hỗ trợ. Nếu doanh thu chủ yếu đến từ việc nhận chương trình của doanh nghiệp khác để bán hưởng hoa hồng thì cấu trúc pháp lý khác với việc tự xây dựng và bán tour trọn gói.
Đây cũng là cách tránh tình trạng đăng ký một ngành nghề rất rộng nhưng quy trình vận hành thực tế lại đi xa hơn phạm vi mà hộ kinh doanh có thể thực hiện.
Kinh doanh lữ hành: nên chọn hộ kinh doanh hay công ty?
Câu hỏi nên chọn hộ kinh doanh hay công ty trong lĩnh vực lữ hành không thể chỉ trả lời dựa trên quy mô vốn hoặc số lượng nhân viên. Điều quan trọng nhất là xác định hộ dự kiến làm đại lý bán chương trình của doanh nghiệp khác hay trực tiếp kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Nếu mục tiêu là xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch với tư cách đơn vị lữ hành thì Luật Du lịch yêu cầu chủ thể phải là doanh nghiệp. Đây là tiêu chí pháp lý cần đặt trước yếu tố “mô hình nào đơn giản hơn”.
Quy mô một chủ trực tiếp quản lý sẽ dễ phù hợp hơn mô hình cần nhiều nhà đầu tư
Hộ kinh doanh có ưu điểm về cơ cấu quản lý gọn. Một chủ trực tiếp phụ trách bán hàng, theo dõi khách, làm việc với doanh nghiệp giao đại lý và kiểm soát dòng tiền có thể vận hành tương đối linh hoạt.
Mô hình này có thể phù hợp với một điểm bán tour nhỏ hoạt động theo hình thức đại lý, nơi doanh thu chủ yếu là hoa hồng và số nhân sự không nhiều.
Tuy nhiên, “một chủ trực tiếp quản lý” không làm thay đổi điều kiện pháp lý của hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành. Nếu cơ sở thực tế tự tổ chức tour thì dù quy mô nhỏ vẫn phải rà quy định áp dụng cho doanh nghiệp lữ hành.
Nếu cần mở rộng nhiều địa điểm hoặc cơ cấu phức tạp nên nghĩ trước phương án doanh nghiệp
Khi mô hình hướng đến nhiều điểm giao dịch, đội sale lớn, nhiều người góp vốn, xây dựng thương hiệu tour riêng hoặc hợp tác dài hạn với đối tác lớn, doanh nghiệp thường phù hợp hơn về cơ cấu quản trị.
Quan trọng hơn, nếu kế hoạch phát triển cuối cùng là tự xây dựng và tổ chức chương trình du lịch thì việc thành lập doanh nghiệp ngay từ đầu giúp tránh phải thay đổi chủ thể giữa quá trình phát triển.
Chuyển đổi muộn có thể kéo theo việc sửa hợp đồng, tài khoản nhận tiền, website, thông tin quảng cáo, thỏa thuận đối tác và hệ thống chứng từ.
Khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp ảnh hưởng cách ký hợp đồng và xuất hóa đơn
Khách lẻ thường quan tâm lịch trình, giá tour, chính sách hủy và tiện ích đi kèm. Khách doanh nghiệp lại thường yêu cầu báo giá chính thức, hợp đồng rõ ràng, điều khoản thanh toán, hóa đơn và hồ sơ đối tác.
Nếu hướng đến đoàn khách công ty, hội nghị, team building hoặc chương trình du lịch số lượng lớn, mô hình pháp lý và bộ chứng từ cần được chuẩn hóa ngay từ đầu.
Cũng cần phân biệt rõ ai là bên ký hợp đồng lữ hành với khách. Trong mô hình đại lý lữ hành, Luật Du lịch xác định hợp đồng lữ hành được giao kết giữa khách và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành giao đại lý.
Đừng chọn hộ kinh doanh chỉ vì nghĩ thủ tục đơn giản
Đây là lỗi rất phổ biến. Người kinh doanh thấy hộ kinh doanh dễ đăng ký hơn nên đăng ký trước, sau đó mới tìm cách đưa hoạt động tour vào mô hình đã chọn.
Cách đúng phải ngược lại: xác định chính xác mình sẽ bán cái gì, ai xây dựng chương trình, ai ký với khách, ai tổ chức tour, ai chịu trách nhiệm và tiền khách được thu theo cơ chế nào. Sau đó mới lựa chọn chủ thể.
Với lĩnh vực lữ hành, loại hình đăng ký sai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xin giấy phép chuyên ngành và tính hợp pháp của toàn bộ mô hình.
Ngành nghề đăng ký cho hộ kinh doanh lữ hành
Ngành nghề của hộ kinh doanh cần phản ánh đúng hoạt động thực tế, nhưng việc có ngành nghề trên giấy đăng ký không đồng nghĩa với việc đương nhiên được thực hiện mọi hoạt động có điều kiện thuộc ngành đó.
Đây là nguyên tắc đặc biệt quan trọng đối với lĩnh vực du lịch. Phải tách việc đăng ký kinh doanh khỏi điều kiện chuyên ngành.
Ngành nghề chính – lữ hành
Nếu hộ hoạt động dưới hình thức đại lý lữ hành thì nội dung ngành nghề nên được lựa chọn phù hợp với vai trò nhận bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành.
Kinh doanh đại lý lữ hành được Luật Du lịch xác định là việc tổ chức, cá nhân nhận bán chương trình du lịch của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành cho khách để hưởng hoa hồng. Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý phải đăng ký kinh doanh và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành.
Không nên dùng tên ngành nghề như một cách “hợp thức hóa” việc tự tổ chức tour nếu mô hình thực tế không đáp ứng điều kiện.
Dịch vụ phụ hoặc bán kèm – lữ hành
Ngoài hoạt động đại lý tour, cơ sở có thể phát sinh nhiều dịch vụ liên quan như hỗ trợ đặt phòng, vé, dịch vụ vận chuyển, tư vấn hành trình hoặc dịch vụ hỗ trợ khách du lịch.
Mỗi dịch vụ phụ nên được xem xét độc lập về bản chất pháp lý. Có hoạt động chỉ cần đăng ký kinh doanh phù hợp nhưng cũng có hoạt động thuộc ngành nghề có điều kiện.
Đặc biệt không nên coi cụm từ “dịch vụ du lịch” là phạm vi bao trùm cho mọi hoạt động. Pháp luật phân chia khá rõ lữ hành, lưu trú, hướng dẫn, vận chuyển và các hoạt động du lịch khác.
Bán online/giao tận nơi nếu có – lữ hành
Với ngành lữ hành, “bán online” chủ yếu là tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, gửi chương trình, nhận đặt chỗ hoặc thực hiện giao dịch qua website, mạng xã hội và các nền tảng số.
Website và fanpage phải thể hiện đúng tư cách của cơ sở. Nếu là đại lý, nội dung quảng cáo không nên khiến khách hiểu rằng hộ kinh doanh chính là doanh nghiệp trực tiếp tổ chức tour khi thực tế chương trình thuộc doanh nghiệp giao đại lý.
Dữ liệu online cũng cần được đồng bộ với sổ doanh thu và chứng từ thanh toán để tránh tình trạng số đơn trên nền tảng không khớp với dòng tiền thực tế.
Nhóm ngành cần giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành
Kinh doanh dịch vụ lữ hành là hoạt động có điều kiện. Với lữ hành nội địa và quốc tế, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp, tiền ký quỹ, người phụ trách đủ điều kiện chuyên môn và giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành tương ứng.
Theo mức áp dụng trở lại từ ngày 01/01/2024 theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP, tiền ký quỹ là 100 triệu đồng đối với lữ hành nội địa; 250 triệu đồng đối với lữ hành quốc tế phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam; và 500 triệu đồng đối với hoạt động đưa khách ra nước ngoài hoặc cả hai phạm vi inbound và outbound. Việc giảm ký quỹ theo Nghị định 94/2021/NĐ-CP chỉ được áp dụng đến hết ngày 31/12/2023.
Chọn địa điểm kinh doanh lữ hành tại Đà Nẵng
Đà Nẵng là thị trường du lịch có lượng khách lớn, liên kết trực tiếp với Hội An, Huế và nhiều điểm du lịch miền Trung. Tuy nhiên, vị trí đẹp chưa chắc là vị trí phù hợp nhất với mô hình kinh doanh.
Một hộ làm đại lý chủ yếu nhận khách online có nhu cầu mặt bằng khác với một điểm giao dịch thường xuyên tiếp khách đoàn.
Tính khách ra vào – lữ hành
Nếu phần lớn khách đến trực tiếp để hỏi tour, đặt cọc và nhận tư vấn thì mặt bằng nên dễ tìm, có biển hiệu rõ và thuận tiện dừng xe.
Nếu khách chủ yếu đến từ website, Google, Facebook, TikTok hoặc cộng tác viên thì không nhất thiết phải trả chi phí cao cho vị trí mặt tiền. Khi đó có thể ưu tiên nơi làm việc ổn định, thuận lợi cho nhân viên và phù hợp đăng ký kinh doanh.
Chủ cơ sở nên ước lượng tỷ lệ khách trực tiếp và khách online trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn.
Tính kho/khu làm việc – lữ hành
Lữ hành không cần kho hàng lớn như bán lẻ nhưng vẫn cần khu vực làm việc đủ để quản lý hồ sơ khách, hợp đồng, tài liệu tour và thiết bị.
Nếu có đội sale, điều hành hoặc chăm sóc khách thì phải tính không gian theo quy mô thực tế thay vì chỉ nhìn diện tích lúc mới thành lập.
Không gian làm việc cũng cần hỗ trợ bảo mật thông tin khách, đặc biệt đối với dữ liệu định danh, hộ chiếu hoặc giấy tờ được khách cung cấp phục vụ chuyến đi.
Tính giao nhận và chỗ để xe – lữ hành
Một văn phòng đại lý có khách thường xuyên đến đặt tour nên có khả năng tiếp cận thuận tiện. Với đoàn khách hoặc nhóm gia đình, chỗ dừng xe trở thành yếu tố thực tế đáng quan tâm.
Nếu cơ sở có hoạt động nhận hồ sơ hoặc giao tài liệu thì vị trí thuận tiện cho đơn vị giao nhận cũng giúp tiết kiệm thời gian vận hành.
Địa điểm không nên chỉ chọn vì giá rẻ mà bỏ qua trải nghiệm khách và khả năng sử dụng lâu dài.
Ngành có điều kiện phải rà thêm yêu cầu riêng trước khi ký thuê dài hạn
Trước khi đặt cọc mặt bằng, cần biết chính xác hoạt động nào sẽ diễn ra tại địa chỉ đó. Nếu chỉ là đại lý bán tour, phạm vi pháp lý khác với doanh nghiệp trực tiếp tổ chức chương trình.
Nếu kế hoạch thực tế yêu cầu thành lập doanh nghiệp và xin giấy phép lữ hành, nên tính luôn việc địa chỉ sẽ được dùng làm trụ sở, giao dịch với khách và thể hiện trên hồ sơ.
Rà trước giúp tránh tình trạng thuê mặt bằng một năm nhưng vài tuần sau phải thay đổi do mô hình pháp lý không phù hợp.
Tên hộ kinh doanh và thương hiệu lữ hành
Tên kinh doanh và thương hiệu là hai lớp cần được quản lý song song. Tên trên giấy đăng ký phục vụ nhận diện pháp lý, còn thương hiệu được sử dụng trong quảng cáo và tiếp cận khách hàng.
Điều quan trọng là cách dùng thương hiệu không được làm khách hiểu sai về chủ thể trực tiếp cung cấp dịch vụ.
Tên đăng ký hộ kinh doanh – lữ hành
Tên đăng ký nên dễ nhận diện và phù hợp với hoạt động thực tế. Trước khi sử dụng lâu dài cần kiểm tra khả năng trùng, gây nhầm lẫn và cách thể hiện trên hồ sơ giao dịch.
Nếu cơ sở hoạt động dưới mô hình đại lý, tên pháp lý không nên được dùng theo cách khiến khách hiểu rằng đây là doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nếu thực tế không phải vậy.
Tư duy “đặt tên trước, sửa mô hình sau” thường dẫn đến chi phí đổi biển hiệu, website và tài liệu marketing.
Tên dùng trên biển hiệu – lữ hành
Biển hiệu nên có thông tin thống nhất với chủ thể đăng ký kinh doanh. Nếu hoạt động đại lý cho doanh nghiệp lữ hành, cần thể hiện rõ vai trò trong các giao dịch phù hợp để tránh nhầm lẫn.
Một biển hiệu đẹp nhưng thể hiện sai tư cách kinh doanh có thể tạo rủi ro lớn hơn việc chưa đầu tư mạnh về nhận diện.
Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ trên biển hiệu cũng nên nhất quán với website, fanpage và hợp đồng.
Tên dùng trên kênh online – lữ hành
Fanpage hoặc website thường dùng tên thương hiệu ngắn hơn tên đăng ký. Điều này có thể chấp nhận về mặt marketing nhưng phần thông tin pháp lý vẫn cần giúp khách nhận diện đúng đơn vị.
Nếu bán chương trình của doanh nghiệp giao đại lý, nội dung quảng cáo cần hạn chế việc tự nhận là đơn vị tổ chức khi vai trò thực tế chỉ là đại lý bán chương trình.
Sự nhất quán giữa quảng cáo và hợp đồng là một tiêu chí quan trọng để giảm tranh chấp.
Nhãn hiệu nếu cần bảo hộ lâu dài – lữ hành
Nếu thương hiệu được xác định sử dụng lâu dài, chủ cơ sở nên cân nhắc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thay vì chỉ đăng ký tên kinh doanh.
Tên hộ kinh doanh và quyền đối với nhãn hiệu là hai vấn đề khác nhau. Một thương hiệu đã đầu tư website, nội dung, quảng cáo và khách hàng mà chưa rà khả năng bảo hộ có thể phát sinh tranh chấp sau này.
Việc rà sớm đặc biệt hữu ích nếu sau này chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.
Tình huống thực tế: dự kiến bán tour nhưng chưa rà điều kiện của hoạt động lữ hành
Một tình huống phổ biến là chủ cơ sở đăng ký hộ kinh doanh vì nghĩ chỉ cần có giấy đăng ký kinh doanh là có thể tự thiết kế và bán tour. Sau đó cơ sở xây chương trình, nhận tiền khách, đặt xe, phòng, điểm ăn uống và quảng cáo dưới thương hiệu riêng.
Vấn đề nằm ở việc hoạt động thực tế đã vượt khỏi cách hiểu đơn giản về “đại lý bán tour”. Luật Du lịch yêu cầu chủ thể kinh doanh dịch vụ lữ hành phải là doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện cấp giấy phép tương ứng.
Xác định lỗi do quy trình hay do hồ sơ – lữ hành
Nếu chỉ sửa giấy tờ mà quy trình bán hàng vẫn không thay đổi thì lỗi sẽ tiếp tục phát sinh.
Cần xem ai đang xây chương trình, ai báo giá, ai thu tiền, ai ký với khách, ai đặt dịch vụ, ai chịu trách nhiệm khi tour thay đổi và ai được thể hiện là đơn vị tổ chức.
Từ đó mới xác định mô hình nên chuyển thành doanh nghiệp lữ hành hay điều chỉnh về đúng hoạt động đại lý.
Sửa dữ liệu gốc trước khi sửa từng biểu mẫu – lữ hành
Dữ liệu gốc gồm tên chủ thể, loại hoạt động, thông tin chương trình, doanh nghiệp giao đại lý, hợp đồng và cơ chế thu tiền.
Nếu những thông tin này chưa rõ thì sửa từng mẫu báo giá hay hợp đồng sẽ không giải quyết được bản chất.
Khi đã chốt mô hình đúng, toàn bộ báo giá, phiếu thu, website và quy trình sale mới nên được cập nhật đồng bộ.
Bổ sung checklist cho nhân viên – lữ hành
Nhân viên cần biết chương trình nào được phép bán, chương trình thuộc doanh nghiệp nào, giá nào đang áp dụng, khoản nào được thu và cách giải thích vai trò của đơn vị với khách.
Đây không chỉ là vấn đề quản lý nội bộ mà còn giúp quảng cáo và tư vấn không vượt quá phạm vi thực tế.
Nhân viên mới nếu không được hướng dẫn có thể vô tình nói với khách rằng “bên em trực tiếp tổ chức tour” trong khi pháp lý của cơ sở chỉ là đại lý.
Theo dõi lại sau một tuần/tháng để xem lỗi có tái diễn
Sau khi sửa quy trình, chủ cơ sở nên kiểm tra ngẫu nhiên các giao dịch mới để xem nhân viên có tiếp tục dùng mẫu cũ hay quảng cáo sai phạm vi không.
Đồng thời kiểm tra tiền đặt cọc, báo giá, hợp đồng và đơn hàng có cùng một chủ thể hay không.
Một quy trình tốt không phải là quy trình viết rất dài mà là quy trình có thể duy trì nhất quán qua từng giao dịch.
Quản lý lữ hành: khách, chương trình, nhà cung cấp và người phụ trách
Ngành du lịch có đặc điểm một giao dịch nhưng liên quan nhiều nhà cung cấp. Nếu thiếu hệ thống quản lý, một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng toàn bộ chuyến đi.
Trách nhiệm của chủ hộ – lữ hành
Chủ hộ cần chịu trách nhiệm xác định phạm vi hoạt động, ký hợp đồng phù hợp, kiểm soát tiền và duy trì hồ sơ kinh doanh.
Đặc biệt, chủ hộ phải biết giới hạn giữa hoạt động đại lý và kinh doanh dịch vụ lữ hành để không vô tình vận hành vượt phạm vi phù hợp với loại hình.
Không nên giao toàn bộ vấn đề pháp lý cho nhân viên sale hoặc kế toán.
Người quản lý ca làm việc – lữ hành
Văn phòng có nhiều nhân viên cần một người có quyền xử lý trường hợp khách thay đổi chương trình, yêu cầu hoàn tiền hoặc phát sinh sự cố.
Người quản lý cũng cần biết giao dịch nào phải báo lại doanh nghiệp giao đại lý và giao dịch nào có thể tự xử lý.
Việc phân quyền rõ giúp giảm tình trạng mỗi nhân viên cam kết với khách một kiểu.
Người phụ trách chuyên môn nếu ngành yêu cầu – lữ hành
Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành là một trong các điều kiện pháp lý trọng tâm. Với lữ hành nội địa, người phụ trách phải đáp ứng yêu cầu về trình độ hoặc chứng chỉ nghiệp vụ tương ứng; với lữ hành quốc tế yêu cầu chuyên môn được đặt ở mức cao hơn.
Nếu cơ sở dự kiến phát triển từ đại lý lên doanh nghiệp lữ hành, việc chuẩn bị nhân sự này nên được tính từ sớm.
Không nên đợi tới khi nộp hồ sơ mới bắt đầu tìm người đáp ứng điều kiện.
Người quản lý tiền và chứng từ – lữ hành
Một chuyến đi có thể phát sinh tiền cọc khách, tiền thanh toán doanh nghiệp giao đại lý, hoa hồng, hoàn tiền và nhiều khoản chi phụ.
Người phụ trách tài chính cần biết tiền nào là doanh thu, khoản nào đang giữ hộ hoặc phải trả đối tác và khoản nào là chi phí của cơ sở.
Dòng tiền rõ ràng giúp giảm cả rủi ro thuế lẫn tranh chấp với khách.
Theo dõi doanh thu của hộ kinh doanh lữ hành
Doanh thu cần được theo dõi theo nguồn phát sinh và bản chất giao dịch, không chỉ dựa vào số dư ngân hàng cuối tháng.
Đối với mô hình đại lý, cần đặc biệt phân biệt tổng số tiền khách chuyển với khoản doanh thu hoặc hoa hồng thực tế thuộc về đại lý theo cơ chế giao dịch.
Doanh thu tiền mặt – lữ hành
Tiền mặt phát sinh tại quầy cần được ghi nhận ngay theo giao dịch và người nộp.
Không nên để nhân viên nhận cọc rồi cuối ngày mới nhớ lại để nhập. Các khoản nhỏ nhưng nhiều giao dịch sẽ rất dễ lệch.
Phiếu hoặc dữ liệu thu tiền nên liên kết với khách và chương trình cụ thể.
Doanh thu chuyển khoản – lữ hành
Chuyển khoản hiện là phương thức phổ biến với tour và dịch vụ du lịch. Chủ cơ sở cần sử dụng nội dung chuyển khoản dễ đối chiếu và hạn chế trộn dòng tiền kinh doanh với tiền cá nhân.
Cuối ngày hoặc cuối kỳ, dữ liệu ngân hàng nên được đối chiếu với hệ thống đơn hàng.
Một khoản chuyển vào tài khoản nhưng chưa xác định được khách nào không nên để tồn tại quá lâu.
Doanh thu từ sàn hoặc ứng dụng – lữ hành
Nếu bán thông qua nền tảng, cần theo dõi doanh thu gộp, phí nền tảng, khoản khuyến mãi và tiền thực nhận.
Không nên lấy tiền thực nhận làm số liệu duy nhất vì nền tảng có thể đã trừ nhiều khoản trước khi thanh toán.
Báo cáo đối soát cần được lưu cùng dữ liệu bán hàng.
Đặt cọc hoặc gói dịch vụ nếu có – lữ hành
Tiền đặt cọc cần được quản lý theo trạng thái giao dịch. Khi khách đặt chỗ nhưng chuyến đi chưa thực hiện, phải biết khoản tiền đang thuộc booking nào và điều kiện hoàn hủy ra sao.
Nếu khách mua gói nhiều dịch vụ, nên theo dõi phần đã sử dụng và phần còn lại.
Không nên nhìn toàn bộ tiền cọc như lợi nhuận đã phát sinh.
Kinh doanh lữ hành: cần lưu ý điều kiện kinh doanh lữ hành và lựa chọn loại hình phù hợp
Đây là phần cần kiểm tra kỹ nhất trước khi đưa mô hình vào hoạt động. Sai sót ở đây có thể khiến những phần sau dù quản lý rất tốt vẫn không giải quyết được vấn đề pháp lý nền tảng.
Rà trọng tâm: điều kiện kinh doanh lữ hành và lựa chọn loại hình phù hợp
Nếu tự xây dựng, bán và tổ chức thực hiện chương trình du lịch thì cần rà mô hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Luật Du lịch quy định điều kiện kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế đều bắt đầu từ yêu cầu chủ thể là doanh nghiệp.
Nếu chỉ nhận bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành để hưởng hoa hồng thì có thể xem xét mô hình đại lý lữ hành và tổ chức hoạt động đúng phạm vi của đại lý.
Tách giấy phép kinh doanh với giấy phép/điều kiện chuyên ngành
Có đăng ký kinh doanh không có nghĩa là tự động đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Đây là hai lớp khác nhau. Lớp đầu xác lập chủ thể và ngành nghề. Lớp sau quyết định chủ thể có đủ điều kiện triển khai hoạt động chuyên ngành hay không.
Sai lầm phổ biến là thấy ngành nghề đã xuất hiện trên giấy đăng ký rồi bắt đầu bán tour ngay.
Chỉ mở dịch vụ trong phạm vi đã đủ điều kiện – lữ hành
Nếu đang là đại lý, hãy vận hành như đại lý. Nếu mới đủ điều kiện lữ hành nội địa thì không nên tự quảng cáo phạm vi quốc tế vượt giấy phép.
Doanh nghiệp kinh doanh lữ hành phải tổ chức hoạt động theo phạm vi được cấp phép. Luật Du lịch cũng quy định doanh nghiệp lữ hành có trách nhiệm công khai tên và số giấy phép trong các kênh giao dịch phù hợp.
Mở rộng sau khi đủ điều kiện luôn an toàn hơn mở dịch vụ trước rồi tìm cách hoàn thiện hồ sơ sau.
Mỗi lần thêm dịch vụ mới phải rà lại – lữ hành
Từ bán tour nội địa chuyển sang inbound, outbound, vận chuyển hoặc dịch vụ khác có thể làm thay đổi yêu cầu pháp lý.
Do đó, mỗi dịch vụ mới cần được đánh giá trước khi quảng cáo.
Một buổi rà ngắn trước khi ra sản phẩm thường tiết kiệm nhiều chi phí xử lý về sau.
Nguồn hàng, vật tư và chứng từ khi kinh doanh lữ hành
“Nguyên liệu” của một chương trình du lịch không phải hàng hóa trên kệ mà là tập hợp dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp vì vậy quyết định trực tiếp chất lượng chương trình và khả năng xử lý khi có sự cố.
Nhà cung cấp chính – lữ hành
Nhà cung cấp có thể là doanh nghiệp lữ hành giao đại lý, khách sạn, đơn vị vận chuyển, nhà hàng, điểm vui chơi hoặc đơn vị dịch vụ khác.
Mỗi nhà cung cấp cần có thông tin liên hệ, chính sách giá và điều kiện đặt hủy rõ ràng.
Không nên phụ thuộc vào một nhân viên duy nhất giữ toàn bộ thông tin đối tác trong điện thoại cá nhân.
Hóa đơn/chứng từ – lữ hành
Hợp đồng, xác nhận booking, hóa đơn, chứng từ thanh toán và đối soát cần được lưu theo từng giao dịch.
Khi có tranh chấp, dữ liệu này giúp xác định khoản tiền đã thanh toán, dịch vụ đã đặt và trách nhiệm của các bên.
Quản lý chứng từ tốt cũng hỗ trợ công tác kế toán, thuế.
Hàng đổi trả – lữ hành
Lữ hành không có “đổi trả hàng” theo nghĩa thông thường nhưng có hủy booking, đổi ngày, đổi khách, đổi dịch vụ và hoàn tiền.
Mỗi loại phát sinh cần được quản lý theo điều kiện đã thống nhất với khách và đối tác.
Không nên để nhân viên tự quyết mức hoàn trong từng trường hợp mà không có nguyên tắc chung.
Tồn kho hoặc vật tư tiêu hao – lữ hành
Văn phòng lữ hành vẫn có vật tư như ấn phẩm, voucher, thẻ, quà tặng, đồng phục hoặc tài liệu.
Nếu số lượng không lớn vẫn nên có người chịu trách nhiệm.
Quan trọng hơn “tồn kho vật lý” là tồn booking, chỗ giữ chưa thanh toán và dịch vụ đã đặt nhưng chưa sử dụng.
Các khoản chi phí cần tính khi kinh doanh lữ hành
Doanh thu tour có thể lớn nhưng không đồng nghĩa biên lợi nhuận cao. Nếu không tách từng nhóm chi phí, chủ cơ sở rất dễ nhìn tiền vào tài khoản và tưởng rằng kinh doanh đang có lãi.
Giá vốn hàng hóa hoặc dịch vụ – lữ hành
Giá vốn có thể gồm tiền tour phải trả doanh nghiệp giao đại lý hoặc các khoản dịch vụ cấu thành chương trình trong mô hình doanh nghiệp lữ hành.
Tỷ lệ giá vốn cần được tính trước khi quyết định giảm giá.
Không nên dùng toàn bộ số tiền khách thanh toán làm căn cứ đánh giá hiệu quả.
Chi phí nhân công – lữ hành
Nhân sự có thể gồm sale, chăm sóc khách, kế toán, điều hành và cộng tác viên.
Ngoài tiền lương cần tính cả chi phí tuyển dụng, đào tạo, hoa hồng sale và chi phí nhân sự mùa cao điểm.
Đà Nẵng có tính mùa vụ du lịch tương đối rõ nên cơ cấu nhân sự linh hoạt thường quan trọng.
Phí nền tảng và vận chuyển – lữ hành
Nếu khách đến từ nền tảng, website hoặc kênh thanh toán trực tuyến, phí nền tảng và phí thanh toán có thể ảnh hưởng trực tiếp lợi nhuận.
Dịch vụ giao nhận tài liệu, đón trả hoặc các khoản hỗ trợ vận chuyển cũng cần được tính.
Những khoản nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần có thể tạo chênh lệch đáng kể.
Chi phí mặt bằng và khuyến mãi – lữ hành
Văn phòng tại khu vực đẹp thường có chi phí cao. Chủ cơ sở cần đánh giá doanh thu thực tế do địa điểm tạo ra.
Chi phí quảng cáo Google, Facebook, TikTok, cộng tác viên và khuyến mãi cũng nên được theo dõi theo từng kênh.
Không nên chỉ nhìn tổng doanh thu mà bỏ qua chi phí tìm kiếm một khách hàng.
Những lỗi thường gặp khi mở hộ kinh doanh lữ hành
Phần lớn lỗi không xuất hiện ngay ngày đăng ký mà hình thành trong quá trình vận hành. Khi khách ít, quy trình đơn giản có thể chưa gây vấn đề; khi số lượng giao dịch tăng, các điểm yếu sẽ bộc lộ rất nhanh.
Có giấy nhưng chưa chuẩn bị thuế – hóa đơn – lữ hành
Đăng ký kinh doanh chỉ là điểm bắt đầu. Ngay sau đó cần chuẩn bị quy trình doanh thu, chứng từ, hóa đơn và nghĩa vụ thuế phù hợp.
Nếu chờ đến khi khách doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn mới xử lý thì thường bị động.
Hệ thống kế toán và bán hàng nên được thiết kế trước ngày khai trương.
Không tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh – lữ hành
Khách chuyển tiền vào tài khoản cá nhân, chủ lại dùng cùng tài khoản để chi tiêu gia đình sẽ khiến việc đối chiếu rất khó.
Đặc biệt với tour có tiền cọc lớn, việc lẫn dòng tiền có thể khiến chủ cơ sở hiểu sai số tiền thực sự có thể sử dụng.
Tách dòng tiền càng sớm thì việc quản lý càng đơn giản.
Không lưu hợp đồng/chứng từ – lữ hành
Nhiều giao dịch ban đầu chỉ xác nhận bằng tin nhắn. Khi có tranh chấp về giá, lịch trình hoặc hoàn tiền, việc tìm lại thông tin trở nên khó khăn.
Cần hình thành bộ hồ sơ theo booking thay vì theo từng ứng dụng trò chuyện.
Thông tin quan trọng phải được đưa về một nơi quản lý thống nhất.
Quảng cáo rộng hơn phạm vi đang hoạt động – lữ hành
Đây là lỗi đáng chú ý nhất. Hộ đang làm đại lý nhưng quảng cáo như đơn vị tự tổ chức tour hoặc cơ sở chỉ hoạt động trong phạm vi nhất định nhưng nội dung marketing lại bao phủ nhiều dịch vụ chưa đủ điều kiện.
Quảng cáo phải đi sau phạm vi pháp lý, không nên đi trước.
Trước mỗi chiến dịch mới nên có bước kiểm tra sản phẩm dự kiến quảng cáo đã phù hợp với mô hình hiện tại hay chưa.
Tự đăng ký hay thuê dịch vụ thành lập hộ kinh doanh lữ hành?
Tự làm hay thuê dịch vụ phụ thuộc độ phức tạp của mô hình. Tuy nhiên, với lĩnh vực lữ hành, giá trị lớn nhất của đơn vị hỗ trợ không nằm ở việc điền mẫu đăng ký mà ở việc xác định đúng loại hình và giới hạn hoạt động.
Tự làm khi mô hình đơn giản và điều kiện rõ – lữ hành
Nếu chủ cơ sở chỉ mở một điểm kinh doanh đại lý, đã xác định rõ doanh nghiệp giao đại lý và hiểu phạm vi hoạt động thì thủ tục đăng ký có thể tương đối dễ kiểm soát.
Quan trọng là phải đọc kỹ hợp đồng đại lý và tổ chức quy trình bán hàng phù hợp.
Không nên tự làm chỉ vì muốn tiết kiệm phí nếu còn chưa xác định mình là đại lý hay đơn vị tổ chức tour.
Nên thuê hỗ trợ khi ngành có nhiều giấy phép hoặc hồ sơ mặt bằng – nhân sự phức tạp
Nếu dự kiến thành lập doanh nghiệp lữ hành, hoạt động nội địa hoặc quốc tế, có nhiều người góp vốn hoặc cần chuẩn bị nhân sự chuyên môn thì nên có người rà toàn bộ mô hình.
Các điều kiện liên quan đến doanh nghiệp, tiền ký quỹ, người phụ trách và giấy phép cần được xếp theo đúng thứ tự.
Chuẩn bị đồng bộ từ đầu thường ít tốn kém hơn sửa từng phần sau khi đã hoạt động.
Yêu cầu dịch vụ nêu rõ phần đăng ký và phần chuyên ngành
Khi thuê đơn vị tư vấn, cần hiểu rõ phí đang bao gồm đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp hay đã bao gồm thủ tục chuyên ngành.
Hai phần này không nên bị nhập nhằng.
Đặc biệt không nên hiểu rằng “có giấy đăng ký kinh doanh” đồng nghĩa “đã có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành”.
Không chỉ so phí mà bỏ qua phạm vi công việc – lữ hành
Một báo giá thấp nhưng chỉ làm hồ sơ đăng ký ban đầu có thể không giải quyết câu hỏi quan trọng nhất về điều kiện lữ hành.
Khi so sánh dịch vụ nên xem đơn vị có rà mô hình, ngành nghề, giấy phép chuyên ngành, nhân sự và quy trình sau đăng ký hay không.
Giá trị của tư vấn là giúp cơ sở vận hành đúng ngay từ đầu.
Việc cần làm sau khi có giấy phép kinh doanh lữ hành
Sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, cơ sở vẫn cần chuẩn bị nhiều đầu việc trước ngày chính thức nhận khách. Đối với trường hợp trực tiếp kinh doanh dịch vụ lữ hành, cần lưu ý giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành là hai loại giấy tờ khác nhau.
Biển hiệu tại địa điểm kinh doanh – lữ hành
Biển hiệu cần thống nhất với thông tin chủ thể. Nếu là đại lý, việc thể hiện vai trò đại lý cần rõ ràng trong giao dịch thích hợp.
Nếu là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, Luật Du lịch đặt ra nghĩa vụ công khai tên doanh nghiệp và số giấy phép lữ hành trên các kênh nhất định.
Không nên làm biển hiệu trước khi chốt tên và mô hình pháp lý.
Thuế/hóa đơn – lữ hành
Ngay khi bắt đầu kinh doanh cần xác định phương pháp quản lý doanh thu và hóa đơn phù hợp với quy định tại thời điểm áp dụng.
Thông tin trên hóa đơn phải khớp với giao dịch và chủ thể cung cấp dịch vụ.
Đặc biệt với mô hình đại lý, kế toán cần hiểu cơ chế tiền thu hộ, tiền phải trả và hoa hồng để tránh ghi nhận sai bản chất.
Tài khoản nhận tiền bán hàng – lữ hành
Nên xây dựng một kênh nhận tiền rõ ràng để dễ đối soát.
Nhân viên tư vấn phải sử dụng đúng thông tin tài khoản được cơ sở quy định, tránh mỗi sale gửi một tài khoản cá nhân khác nhau.
Khi hoàn tiền cũng cần có chứng từ và căn cứ liên quan.
Sổ doanh thu – chứng từ – hợp đồng – lữ hành
Ngay từ booking đầu tiên nên có mã giao dịch thống nhất.
Mã đó có thể liên kết thông tin khách, chương trình, số tiền, hợp đồng, doanh nghiệp giao đại lý, chứng từ và trạng thái thanh toán.
Quy trình này càng được thiết lập sớm thì khi doanh thu tăng càng dễ kiểm soát.
Checklist trước khi hộ kinh doanh lữ hành bắt đầu hoạt động
Trước ngày mở cửa hoặc chạy quảng cáo, nên rà toàn bộ mô hình một lần từ pháp lý đến vận hành. Mục tiêu không phải tạo thêm thủ tục mà là phát hiện lỗi trước khi giao dịch đầu tiên phát sinh.
Đăng ký hộ kinh doanh đã khớp mô hình – lữ hành
Câu hỏi quan trọng nhất là hộ đang làm gì.
Nếu nhận bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành để hưởng hoa hồng thì cần vận hành theo cơ chế đại lý và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp giao đại lý.
Nếu dự kiến tự xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch thì cần đánh giá lại vì pháp luật yêu cầu chủ thể kinh doanh dịch vụ lữ hành phải là doanh nghiệp.
Địa điểm và nhân sự đã sẵn sàng – lữ hành
Địa điểm cần phù hợp với quy mô khách và cách vận hành. Nhân sự phải biết rõ vai trò, quy trình tư vấn và phạm vi cam kết với khách.
Nếu mô hình có kế hoạch chuyển sang doanh nghiệp lữ hành, nhân sự phụ trách chuyên môn nên được chuẩn bị sớm.
Không nên khai trương khi sale, kế toán và người quản lý vẫn đang hiểu khác nhau về cách hoạt động.
Điều kiện đặc thù đã rà: điều kiện kinh doanh lữ hành và lựa chọn loại hình phù hợp
Đây là bước quyết định. Kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa yêu cầu doanh nghiệp, ký quỹ và người phụ trách đáp ứng điều kiện; kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế cũng có hệ thống điều kiện tương ứng và giấy phép riêng.
Nếu hộ chỉ làm đại lý lữ hành thì phải giữ đúng cơ chế nhận bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành và hợp đồng đại lý.
Không nên sử dụng khái niệm “hộ kinh doanh lữ hành” theo nghĩa chung rồi bỏ qua sự khác biệt pháp lý giữa hai mô hình.
Tiền – hàng – hóa đơn – dữ liệu khách có cách quản lý
Trước ngày bắt đầu bán, cơ sở nên có một luồng dữ liệu thống nhất từ lúc khách hỏi đến khi giao dịch hoàn tất.
Thông tin khách phải gắn với chương trình. Chương trình phải gắn với nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp giao đại lý. Tiền thu phải gắn với booking. Chứng từ phải gắn với giao dịch. Khoản hoàn hoặc hủy cũng phải truy được về dữ liệu ban đầu.
Khi bốn nhóm tiền, dịch vụ, chứng từ và dữ liệu khách được quản lý đồng bộ, cơ sở sẽ hạn chế đáng kể tình trạng thất thoát, nhầm booking, sai doanh thu và tranh chấp. Quan trọng hơn, toàn bộ hệ thống phải được xây dựng trên một mô hình pháp lý đúng ngay từ đầu: hộ kinh doanh có thể phù hợp với hoạt động đại lý lữ hành và một số dịch vụ hỗ trợ phù hợp, nhưng nếu mục tiêu là trực tiếp xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch với tư cách doanh nghiệp lữ hành thì cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp và đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyên ngành theo Luật Du lịch.
Thành lập hộ kinh doanh lữ hành tại Đà Nẵng là bước khởi đầu quan trọng giúp cá nhân, hộ gia đình đưa hoạt động kinh doanh du lịch vào vận hành một cách chuyên nghiệp và hợp pháp. Khi hoàn thiện đầy đủ thủ tục ngay từ đầu, chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý hoạt động tour, xây dựng thương hiệu, hợp tác với các đơn vị vận chuyển, lưu trú và mở rộng thị trường khách hàng.
