Thành lập hộ kinh doanh quán ăn tại Đà Nẵng đang là lựa chọn phổ biến của nhiều cá nhân, gia đình muốn bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực ẩm thực. Với lợi thế là thành phố du lịch nổi tiếng, lượng khách du lịch lớn, dân cư đông và nhu cầu ăn uống đa dạng, Đà Nẵng tạo nhiều cơ hội cho các mô hình như quán ăn gia đình, quán đặc sản địa phương, quán ăn sáng, nhà hàng nhỏ, quán cà phê kết hợp đồ ăn hoặc kinh doanh đồ ăn mang đi.
Hộ kinh doanh quán ăn: xác định rõ món ăn theo ngày, khách địa phương và giao tận nơi
Mở hộ kinh doanh quán ăn không chỉ là chuẩn bị mặt bằng, mua bàn ghế, sắm bếp rồi bắt đầu bán món. Ngay từ đầu, chủ quán nên xác định rõ mình đang vận hành mô hình nào, nguồn khách chính đến từ đâu, món ăn được bán theo cách nào và doanh thu phát sinh qua những kênh nào. Một quán cơm trưa phục vụ khách văn phòng sẽ có cách tổ chức khác với quán bán món ăn sáng, quán ăn gia đình, quán chuyên bán trên ứng dụng giao đồ ăn hoặc mô hình vừa phục vụ tại chỗ vừa nhận đơn giao tận nơi.
Việc mô tả đúng mô hình giúp chủ hộ lựa chọn ngành nghề đăng ký phù hợp, chuẩn bị điều kiện an toàn thực phẩm, bố trí bếp, dự kiến nhân sự và xây dựng cách quản lý doanh thu ngay từ ngày đầu. Đây cũng là cơ sở để hạn chế tình trạng sau khi đã hoạt động mới phát hiện địa điểm không phù hợp, bếp thiếu khu vực cần thiết, nguồn hàng không có chứng từ hoặc doanh thu trên ứng dụng không được theo dõi đầy đủ.
Mô hình chính: món ăn theo ngày, khách địa phương và giao tận nơi
Đối với nhiều hộ kinh doanh quán ăn, mô hình phổ biến là bán các món theo ngày cho khách sống, làm việc hoặc học tập quanh khu vực. Thực đơn có thể thay đổi theo buổi sáng, trưa, chiều tối hoặc thay đổi từng ngày để phù hợp nhu cầu khách. Đây là mô hình có ưu điểm là dễ hình thành lượng khách quen nhưng đòi hỏi chủ quán theo dõi sát lượng nguyên liệu, số suất bán ra và tình trạng tồn món cuối ngày.
Nếu quán có thêm giao tận nơi, cách vận hành sẽ phức tạp hơn. Một phần doanh thu có thể đến từ khách ăn tại quán, một phần từ khách đặt trực tiếp qua điện thoại hoặc mạng xã hội và một phần từ các ứng dụng giao đồ ăn. Giá bán, phí nền tảng, phí khuyến mãi và tiền thực nhận giữa các kênh có thể khác nhau. Vì vậy, ngay từ khi xây dựng mô hình, chủ hộ nên xác định đâu là kênh chính, đâu là kênh bổ sung và cách đối soát từng kênh.
Những thứ/người phải quản lý: bếp nhỏ, nguyên liệu, bàn ghế và đơn ship
Quán ăn quy mô hộ kinh doanh thường không có bộ máy quản lý lớn. Chủ hộ có thể trực tiếp phụ trách mua nguyên liệu, kiểm tra bếp, nhận tiền, quản lý nhân viên và xử lý đơn hàng. Chính vì quy mô nhỏ nên nhiều chủ quán dễ quản lý theo kinh nghiệm, đến khi lượng khách tăng mới phát sinh tình trạng thiếu nguyên liệu, nhầm đơn, thất thoát tiền hoặc không xác định được món nào thực sự có lãi.
Bếp nhỏ cần được bố trí sao cho nguyên liệu sống, thực phẩm đã sơ chế và món hoàn thành không bị lẫn lộn trong quá trình chế biến. Bàn ghế cần phù hợp với lượng khách cao điểm thay vì chỉ dựa vào diện tích mặt bằng. Đơn ship phải có quy trình nhận đơn, xác nhận món, đóng gói, bàn giao và ghi nhận doanh thu. Khi có nhiều nhân viên, chủ hộ cũng nên xác định ai được phép giảm giá, hủy món, xử lý đơn hoàn hoặc nhận tiền từ khách.
Điểm đặc thù: ATTP, nguồn nguyên liệu, giá vốn và đơn giao hàng
Quán ăn liên quan trực tiếp đến thực phẩm nên vấn đề an toàn thực phẩm là một trong những nội dung cần được rà ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Không nên hiểu rằng có giấy đăng ký hộ kinh doanh đồng nghĩa với việc quán đã hoàn tất toàn bộ điều kiện để hoạt động. Tùy quy mô, hình thức kinh doanh và hoạt động thực tế, cơ sở có thể phải đáp ứng thêm những yêu cầu chuyên ngành liên quan đến thực phẩm, mặt bằng, con người và quy trình chế biến.
Nguồn nguyên liệu cũng là yếu tố ảnh hưởng đồng thời đến chất lượng món ăn, giá vốn và khả năng giải trình khi cần. Nếu mua hàng từ nhiều nguồn nhỏ lẻ nhưng không có cách ghi nhận, chủ quán rất khó kiểm soát biến động giá. Khi có đơn giao hàng, vấn đề còn mở rộng sang bao bì, thời gian giữ nhiệt, phí nền tảng, phí vận chuyển và tỷ lệ đơn bị hủy hoặc hoàn.
Liệt kê nguồn doanh thu chính và dịch vụ phụ trước khi chọn ngành nghề
Trước khi đăng ký hộ kinh doanh, nên mô tả đầy đủ tất cả hoạt động có khả năng tạo doanh thu. Quán có thể chỉ bán món ăn tại chỗ, nhưng cũng có thể bán nước uống, đồ đóng chai, món mang đi, nhận đặt cơm văn phòng, giao tận nơi, nhận đơn theo nhóm hoặc bán thêm sản phẩm chế biến đóng gói.
Việc xác định sớm những hoạt động này giúp nội dung đăng ký sát hơn với mô hình thực tế. Đồng thời, chủ quán cũng nhận biết được dịch vụ nào chỉ là hoạt động bổ trợ và dịch vụ nào có thể phát sinh điều kiện riêng. Cách làm này tốt hơn nhiều so với đăng ký rất chung rồi sau đó mở thêm nhiều hoạt động nhưng không rà lại hồ sơ.
Kinh doanh quán ăn: nên chọn hộ kinh doanh hay công ty?
Không có một mô hình pháp lý phù hợp với mọi quán ăn. Hộ kinh doanh thường được lựa chọn khi quy mô tương đối gọn, chủ trực tiếp điều hành và cơ cấu quản trị không quá phức tạp. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể phù hợp hơn khi có nhiều người góp vốn, kế hoạch mở rộng mạnh, cần cơ chế quản trị rõ hoặc thường xuyên làm việc với khách hàng tổ chức.
Điều quan trọng là lựa chọn dựa trên kế hoạch kinh doanh thực tế chứ không chỉ nhìn vào thủ tục đăng ký ban đầu.
Quy mô một chủ trực tiếp quản lý sẽ dễ phù hợp hơn mô hình cần nhiều nhà đầu tư
Nếu quán do một người bỏ vốn chính, trực tiếp thuê mặt bằng, quản lý bếp, nhân sự và doanh thu thì mô hình hộ kinh doanh thường dễ tổ chức. Chủ hộ có thể kiểm soát hoạt động tập trung, các quyết định về menu, giá bán, nhập hàng hoặc nhân sự được đưa ra nhanh chóng.
Ngược lại, nếu quán có nhiều người cùng góp vốn đáng kể và cần phân chia tỷ lệ sở hữu, quyền quyết định, lợi nhuận cũng như trách nhiệm rõ ràng thì nên cân nhắc mô hình doanh nghiệp ngay từ đầu. Việc thống nhất bằng thỏa thuận miệng thường dễ phát sinh tranh chấp khi quán bắt đầu có lợi nhuận hoặc cần thêm vốn.
Nếu cần mở rộng nhiều địa điểm hoặc cơ cấu phức tạp nên nghĩ trước phương án doanh nghiệp
Một quán ban đầu có thể chỉ hoạt động tại một địa điểm nhưng kế hoạch dài hạn có thể là phát triển thành chuỗi. Nếu mục tiêu là mở nhiều điểm bán, có nhà đầu tư mới, xây dựng bộ phận quản lý riêng hoặc ký nhiều hợp đồng thương mại thì chủ quán nên tính trước khả năng chuyển đổi mô hình.
Điều này không có nghĩa hộ kinh doanh không thể phát triển, mà là cơ cấu càng lớn thì yêu cầu quản lý pháp lý, tài chính, nhân sự và hợp đồng càng cao. Việc lựa chọn mô hình ngay từ đầu phù hợp với lộ trình phát triển sẽ giảm công sức thay đổi về sau.
Khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp ảnh hưởng cách ký hợp đồng và xuất hóa đơn
Quán phục vụ chủ yếu khách lẻ sẽ có quy trình bán hàng khác với quán thường xuyên cung cấp suất ăn cho văn phòng, trường học, công ty hoặc tổ chức sự kiện. Với khách doanh nghiệp, yêu cầu về hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu, thanh toán chuyển khoản và hồ sơ nhà cung cấp thường chặt hơn.
Do đó, trước khi chọn mô hình, chủ quán nên xem xét tỷ trọng khách hàng tổ chức trong doanh thu dự kiến. Nếu hoạt động B2B chiếm tỷ lệ lớn thì cách tổ chức chứng từ cũng phải được chuẩn bị ngay từ đầu.
Đừng chọn hộ kinh doanh chỉ vì nghĩ thủ tục đơn giản
Sai lầm khá phổ biến là chọn hộ kinh doanh chỉ vì nghĩ rằng đây là mô hình dễ đăng ký và ít việc phải làm. Trên thực tế, sau khi thành lập, hộ kinh doanh quán ăn vẫn phải quan tâm đến nghĩa vụ thuế, hóa đơn, điều kiện chuyên ngành, lao động, doanh thu và hồ sơ phục vụ hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, tiêu chí quan trọng hơn sự đơn giản là mức độ phù hợp. Một mô hình phù hợp sẽ giúp việc quản lý nhẹ hơn, còn mô hình không phù hợp có thể khiến chủ quán phải thay đổi khi hoạt động đã ổn định.
Ngành nghề đăng ký cho hộ kinh doanh quán ăn
Ngành nghề nên được xây dựng dựa trên những hoạt động thực tế mà quán dự kiến triển khai. Không cần ghi quá nhiều nội dung không liên quan, nhưng cũng không nên mô tả quá hẹp khiến một số hoạt động thường xuyên của quán không được phản ánh đầy đủ.
Ngành nghề chính – quán ăn
Hoạt động cốt lõi của quán là chế biến và phục vụ món ăn cho khách. Khi chuẩn bị hồ sơ, chủ hộ cần mô tả hoạt động chính theo bản chất kinh doanh thực tế thay vì chỉ dựa trên tên thương hiệu.
Ví dụ, một thương hiệu có chữ “café” nhưng thực tế doanh thu chủ yếu đến từ đồ ăn thì ngành nghề chính vẫn nên phản ánh hoạt động ăn uống thực tế. Ngược lại, một quán mang tên “bếp nhà” nhưng chủ yếu bán suất ăn giao tận nơi cũng cần mô tả phù hợp.
Dịch vụ phụ hoặc bán kèm – quán ăn
Quán có thể bán thêm nước ngọt, nước đóng chai, món tráng miệng, đồ ăn đóng gói hoặc các sản phẩm phụ. Nếu đây là hoạt động thường xuyên và tạo doanh thu đáng kể, nên xem xét ngay từ đầu để nội dung đăng ký phù hợp hơn.
Việc tách hoạt động chính và hoạt động phụ còn giúp chủ quán theo dõi hiệu quả kinh doanh. Một món bán kèm tưởng là phụ nhưng có thể tạo biên lợi nhuận tốt và dần trở thành nguồn doanh thu quan trọng.
Bán online/giao tận nơi nếu có – quán ăn
Nếu quán nhận đơn qua website, mạng xã hội, điện thoại hoặc ứng dụng giao đồ ăn thì đây là phần cần được tính trong mô hình kinh doanh. Quán cần xác định cách tiếp nhận đơn, cách ghi nhận doanh thu và cách xử lý khoản tiền nền tảng khấu trừ.
Bán online không chỉ là thêm một kênh marketing. Nó tạo ra một dòng dữ liệu và dòng tiền riêng. Nếu không tổ chức đối soát, doanh thu hiển thị trên ứng dụng, tiền khách trả và tiền thực nhận về tài khoản rất dễ bị hiểu nhầm là cùng một con số.
Nhóm ngành cần giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành
Một số hoạt động bổ sung có thể phát sinh yêu cầu riêng. Vì vậy, khi quán dự kiến bán thêm sản phẩm hoặc triển khai dịch vụ mới, không nên mặc định rằng chỉ cần bổ sung tên ngành nghề là đủ.
Chủ hộ cần tách rõ thủ tục đăng ký kinh doanh với điều kiện chuyên ngành. Đây là cách tránh tình trạng hồ sơ đăng ký đã hoàn thành nhưng cơ sở vẫn chưa đủ điều kiện để đưa toàn bộ dịch vụ dự kiến vào hoạt động.
Chọn địa điểm kinh doanh quán ăn tại Đà Nẵng
Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách, chi phí vận hành, khả năng giao hàng và việc đáp ứng các điều kiện gắn với mặt bằng. Tại Đà Nẵng, quán ăn phục vụ khu dân cư sẽ có cách lựa chọn địa điểm khác quán tập trung khách du lịch, khách văn phòng, sinh viên hoặc khách đặt qua ứng dụng.
Tính khách ra vào – quán ăn
Không nên chỉ nhìn vào lượng người đi ngang qua trước mặt bằng. Chủ quán cần quan sát khách mục tiêu có thực sự dừng lại, có nhu cầu ăn tại khu vực và có phù hợp với khung giờ bán hay không.
Quán bán ăn sáng cần luồng khách khác với quán bán cơm trưa hoặc quán hoạt động chủ yếu buổi tối. Nếu phụ thuộc khách du lịch, doanh thu còn có thể thay đổi theo mùa. Vì vậy, lưu lượng khách nên được đánh giá theo từng khung giờ thay vì chỉ cảm nhận chung.
Tính kho/khu làm việc – quán ăn
Một mặt bằng có nhiều bàn chưa chắc đã phù hợp nếu khu bếp, kho nguyên liệu và khu sơ chế quá chật. Khi thiết kế quán, cần dành đủ không gian cho hoạt động phía sau chứ không chỉ tối đa hóa chỗ ngồi.
Khu vực bảo quản nguyên liệu khô, thực phẩm lạnh, bao bì và vật tư cần được tính từ đầu. Nếu để toàn bộ nguyên liệu ngay trong khu chế biến, quán sẽ nhanh chóng thiếu không gian khi lượng khách tăng.
Tính giao nhận và chỗ để xe – quán ăn
Quán bán nhiều đơn ship cần chỗ để tài xế nhận hàng mà không cản trở khách tại quán. Vị trí bếp, quầy đóng gói và điểm giao đơn nên được bố trí thành một luồng tương đối thuận tiện.
Chỗ để xe cũng ảnh hưởng lớn đến quyết định của khách địa phương. Một quán đồ ăn bình dân có món tốt nhưng khách thường xuyên khó dừng xe có thể mất lượng khách đáng kể vào giờ cao điểm.
Ngành có điều kiện phải rà thêm yêu cầu riêng trước khi ký thuê dài hạn
Trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn và đầu tư sửa chữa, nên kiểm tra trước các điều kiện liên quan đến hoạt động dự kiến. Việc này đặc biệt quan trọng với quán ăn vì mặt bằng còn gắn với khu vực bếp, an toàn thực phẩm, thoát nước, thông gió và các yêu cầu khác tùy mô hình.
Nếu rà quá muộn, chủ quán có thể rơi vào tình huống đã đặt cọc và sửa chữa nhưng phải thay đổi thiết kế hoặc thậm chí tìm địa điểm khác.
Tên hộ kinh doanh và thương hiệu quán ăn
Tên đăng ký, tên trên biển hiệu và thương hiệu sử dụng trong kinh doanh có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Quản lý rõ ngay từ đầu giúp quán tránh tình trạng mỗi kênh sử dụng một tên khác nhau.
Tên đăng ký hộ kinh doanh – quán ăn
Tên đăng ký nên được chuẩn bị trước với cách viết thống nhất. Nếu đã dự kiến sử dụng một thương hiệu lâu dài, chủ hộ nên cân nhắc mối liên hệ giữa tên đăng ký và tên thương hiệu để thuận tiện cho giao dịch, chứng từ và nhận diện.
Một cái tên quá dài hoặc quá khó đọc thường gây bất tiện khi sử dụng trong thực tế.
Tên dùng trên biển hiệu – quán ăn
Biển hiệu là nơi khách nhìn thấy trực tiếp. Do đó, cách thể hiện tên quán nên rõ ràng, dễ nhận biết và thống nhất với thông tin kinh doanh cần thiết.
Nếu tên thương hiệu khác tên đăng ký, chủ quán cần hiểu rõ vai trò của từng tên để tránh nhầm lẫn khi làm hợp đồng, hóa đơn hoặc hồ sơ.
Tên dùng trên kênh online – quán ăn
Tên trên Facebook, TikTok, Google Maps hoặc ứng dụng giao đồ ăn nên được thống nhất để khách dễ tìm kiếm. Nếu một quán sử dụng nhiều tên khác nhau, dữ liệu đánh giá và nhận diện thương hiệu dễ bị phân tán.
Tên online cũng nên đủ đặc trưng để khách phân biệt quán với các cơ sở có tên gần giống.
Nhãn hiệu nếu cần bảo hộ lâu dài – quán ăn
Tên đăng ký hộ kinh doanh không đồng nghĩa với việc thương hiệu đã được bảo hộ như một nhãn hiệu. Nếu quán có kế hoạch phát triển lâu dài, mở thêm chi nhánh, nhượng quyền hoặc đầu tư mạnh vào thương hiệu, nên xem xét vấn đề bảo hộ từ sớm.
Làm sớm giúp giảm nguy cơ sau khi quán đã nổi tiếng mới phát hiện tên thương hiệu gặp xung đột.
Tình huống thực tế: một món bán tốt trên app nhưng chủ quán không tách phí sàn khi tính doanh thu thực nhận
Một món có thể hiển thị doanh số rất cao trên ứng dụng nhưng tiền quán thực nhận thấp hơn đáng kể vì có phí nền tảng, khuyến mãi, hỗ trợ vận chuyển hoặc các khoản điều chỉnh khác. Nếu chủ quán lấy doanh số hiển thị rồi coi toàn bộ là tiền thực nhận, việc tính hiệu quả món ăn sẽ bị sai.
Xác định lỗi do quy trình hay do hồ sơ – quán ăn
Trước tiên phải xác định nguyên nhân nằm ở dữ liệu hay cách nhân viên xử lý. Nếu ứng dụng cung cấp báo cáo đầy đủ nhưng quán không đối soát, đó là lỗi quy trình. Nếu dữ liệu bị thiếu do tài khoản không được phân quyền hoặc chứng từ không được lưu, cần xử lý từ nguồn.
Việc chỉ sửa con số cuối cùng không giải quyết được nguyên nhân.
Sửa dữ liệu gốc trước khi sửa từng biểu mẫu – quán ăn
Quán nên bắt đầu từ báo cáo đơn hàng, doanh số, khoản giảm trừ và tiền chuyển thực tế. Khi dữ liệu gốc đã đúng, các sổ theo dõi hoặc báo cáo nội bộ mới được điều chỉnh theo.
Nếu sửa từng bảng theo dõi nhưng không sửa cách lấy dữ liệu, sai lệch sẽ tiếp tục lặp lại ở tháng sau.
Bổ sung checklist cho nhân viên – quán ăn
Nhân viên phụ trách ứng dụng cần biết mỗi ngày phải kiểm tra đơn hoàn thành, đơn hủy, đơn được hoàn tiền, chương trình khuyến mãi và khoản tiền nền tảng ghi nhận. Khi bàn giao ca, dữ liệu cần có điểm kiểm tra rõ ràng.
Một quy trình ngắn nhưng được thực hiện đều đặn thường hiệu quả hơn việc cuối tháng mới rà hàng trăm đơn.
Theo dõi lại sau một tuần/tháng để xem lỗi có tái diễn
Sau khi sửa quy trình, chủ quán nên kiểm tra lại sau một khoảng thời gian. Nếu số liệu doanh thu ứng dụng đã khớp với tiền thực nhận và khoản phí được tách rõ, quy trình mới có thể xem là hoạt động ổn định.
Nếu sai lệch vẫn xuất hiện thì cần tìm tiếp nguyên nhân ở nhân sự, hệ thống hoặc cách phân loại giao dịch.
Quản lý quán ăn: bếp nhỏ, nguyên liệu, bàn ghế và đơn ship
Quản lý quán ăn hiệu quả không đòi hỏi bộ máy quá lớn nhưng cần phân trách nhiệm rõ. Một quán ít nhân viên vẫn nên xác định ai chịu trách nhiệm cuối cùng với bếp, ca bán hàng, tiền và dữ liệu.
Trách nhiệm của chủ hộ – quán ăn
Chủ hộ là người cần nắm tổng thể mô hình hoạt động. Không nhất thiết trực tiếp làm mọi công việc nhưng phải hiểu doanh thu đến từ đâu, tiền được thu bằng cách nào, hàng được nhập từ đâu và những giấy tờ nào đang cần duy trì.
Nếu chủ hộ hoàn toàn giao việc quản lý cho nhân viên nhưng không có cơ chế kiểm tra, rủi ro thất thoát và sai lệch chứng từ sẽ tăng.
Người quản lý ca làm việc – quán ăn
Người quản lý ca nên kiểm soát số nhân viên, món hết, đơn hủy, tiền mặt và các tình huống phát sinh. Việc bàn giao giữa các ca cần có dữ liệu cơ bản để tránh tranh cãi khi thiếu tiền hoặc thiếu hàng.
Quán càng đông khách thì vai trò của người quản lý ca càng quan trọng.
Người phụ trách chuyên môn nếu ngành yêu cầu – quán ăn
Nếu hoạt động cụ thể phát sinh yêu cầu về người phụ trách hoặc điều kiện nhân sự, quán cần xác định đúng người đảm nhiệm và duy trì hồ sơ liên quan.
Không nên chỉ chuẩn bị hồ sơ vào thời điểm ban đầu rồi bỏ mặc trong suốt quá trình hoạt động.
Người quản lý tiền và chứng từ – quán ăn
Tiền mặt, tiền chuyển khoản và tiền từ ứng dụng nên được theo dõi tách biệt. Người phụ trách tiền cần có thói quen lưu chứng từ nhập hàng, hóa đơn, báo cáo ứng dụng và các giao dịch quan trọng.
Quán nhỏ vẫn nên có nguyên tắc rõ để chủ hộ biết số tiền cuối ngày đến từ những nguồn nào.
Theo dõi doanh thu của hộ kinh doanh quán ăn
Doanh thu quán ăn thường phân tán ở nhiều kênh. Nếu chỉ nhìn vào tiền mặt trong két hoặc số dư tài khoản, chủ quán không thể đánh giá chính xác tình hình kinh doanh.
Doanh thu tiền mặt – quán ăn
Tiền mặt cần được tổng hợp theo ca hoặc theo ngày. Khi có nhân viên thu ngân, nên có số đầu ca, số cuối ca và các khoản chi bằng tiền mặt nếu có.
Không nên lấy tiền bán hàng để chi tiêu cá nhân rồi cuối ngày mới ước lượng phần còn lại.
Doanh thu chuyển khoản – quán ăn
Chuyển khoản ngày càng phổ biến tại quán ăn. Chủ hộ nên sử dụng cách nhận tiền có thể đối chiếu thuận tiện, đặc biệt khi lượng giao dịch lớn.
Nếu tài khoản đồng thời nhận nhiều khoản cá nhân, việc xác định doanh thu kinh doanh sẽ khó hơn.
Doanh thu từ sàn hoặc ứng dụng – quán ăn
Doanh thu trên ứng dụng cần được theo dõi cùng với phí nền tảng và tiền thực nhận. Không nên chỉ nhìn con số tổng đơn hàng.
Việc đối soát định kỳ giúp quán biết món nào bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp do phí và khuyến mãi.
Đặt cọc hoặc gói dịch vụ nếu có – quán ăn
Một số quán nhận cọc đặt bàn, đặt món theo nhóm hoặc nhận tiền trước đối với đơn lớn. Các khoản này cần được theo dõi riêng để tránh nhầm với doanh thu đã hoàn thành.
Khi khách hủy hoặc thay đổi đơn, việc có dữ liệu cọc rõ ràng sẽ giúp xử lý nhanh hơn.
Kinh doanh quán ăn: cần lưu ý ATTP, nguồn nguyên liệu, giá vốn và đơn giao hàng
Đây là nhóm yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cả việc tuân thủ và khả năng sinh lời. Quán có món ngon nhưng giá vốn không được quản lý hoặc quy trình giao hàng kém vẫn có thể thua lỗ.
Rà trọng tâm: ATTP, nguồn nguyên liệu, giá vốn và đơn giao hàng
Chủ quán nên xem đây là bốn nhóm cần kiểm soát thường xuyên. ATTP liên quan đến điều kiện vận hành. Nguồn nguyên liệu liên quan đến chất lượng và khả năng truy xuất. Giá vốn quyết định lợi nhuận. Đơn giao hàng quyết định trải nghiệm của nhóm khách online.
Nếu một trong bốn yếu tố này bị bỏ qua, hiệu quả chung của quán sẽ giảm.
Tách giấy phép kinh doanh với giấy phép/điều kiện chuyên ngành
Giấy đăng ký hộ kinh doanh là cơ sở pháp lý quan trọng nhưng không thay thế toàn bộ điều kiện chuyên ngành. Đối với hoạt động ăn uống, chủ hộ cần rà riêng những yêu cầu liên quan đến thực phẩm và mặt bằng phù hợp với mô hình của mình.
Cách quản lý tốt là lập hồ sơ pháp lý theo từng nhóm thay vì gom tất cả vào khái niệm “giấy phép kinh doanh”.
Chỉ mở dịch vụ trong phạm vi đã đủ điều kiện – quán ăn
Khi muốn bổ sung hoạt động mới, quán nên kiểm tra điều kiện trước khi quảng cáo rộng rãi hoặc bán thường xuyên. Điều này giúp giảm tình trạng dịch vụ đã chạy nhưng hồ sơ chưa theo kịp.
Đặc biệt với dịch vụ có điều kiện riêng, việc chuẩn bị từ trước thường ít tốn kém hơn sửa sau.
Mỗi lần thêm dịch vụ mới phải rà lại – quán ăn
Một quán ban đầu chỉ bán món ăn có thể sau đó thêm đồ uống, sản phẩm đóng gói, giao hàng hoặc phục vụ tiệc. Mỗi lần mở rộng như vậy đều nên xem lại ngành nghề, điều kiện chuyên ngành, cách quản lý doanh thu và chứng từ.
Thói quen rà lại mô hình sau mỗi lần mở rộng giúp hồ sơ luôn bám sát hoạt động thực tế.
Nguồn hàng, vật tư và chứng từ khi kinh doanh quán ăn
Nguồn hàng là phần chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của quán ăn. Quản lý tốt đầu vào không chỉ giúp kiểm soát giá vốn mà còn hỗ trợ quản lý chất lượng và chứng từ.
Nhà cung cấp chính – quán ăn
Nên xác định nhóm nhà cung cấp thường xuyên đối với thịt, rau, gia vị, nước uống, bao bì và vật tư. Khi có một số nhà cung cấp ổn định, quán dễ kiểm soát chất lượng và giá hơn so với mua hoàn toàn ngẫu nhiên mỗi ngày.
Nếu phải đổi nhà cung cấp, cần so sánh cả chất lượng, giá và khả năng cung cấp chứng từ.
Hóa đơn/chứng từ – quán ăn
Chứng từ mua hàng cần được lưu theo cách có thể tra cứu. Không nên để hóa đơn giấy thất lạc hoặc thông tin điện tử nằm rải rác trong nhiều tài khoản.
Việc tổ chức chứng từ càng sớm thì khi cần đối chiếu chi phí hoặc kiểm tra nguồn hàng càng thuận tiện.
Hàng đổi trả – quán ăn
Nguyên liệu không đạt chất lượng, giao thiếu hoặc sai loại cần có cách ghi nhận. Nếu chỉ trả hàng bằng trao đổi miệng, số lượng kho và công nợ có thể sai.
Ngay cả quán nhỏ cũng nên ghi nhận những lần đổi trả đáng kể để biết nhà cung cấp nào thường xuyên phát sinh vấn đề.
Tồn kho hoặc vật tư tiêu hao – quán ăn
Không phải chỉ thực phẩm mới cần theo dõi. Hộp đựng, túi giao hàng, khăn giấy, gia vị đóng gói và vật tư dùng một lần cũng có thể tạo chi phí lớn khi đơn online tăng.
Theo dõi tồn kho giúp chủ quán mua đủ mà không tồn quá nhiều, đặc biệt với nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn.
Các khoản chi phí cần tính khi kinh doanh quán ăn
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Nhiều quán đông khách nhưng lợi nhuận thấp vì không tính đủ chi phí hoặc không phân bổ chi phí theo từng nhóm món.
Giá vốn hàng hóa hoặc dịch vụ – quán ăn
Giá vốn món ăn cần tính từ nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, gia vị và những hao hụt thông thường. Nếu chỉ tính nguyên liệu nổi bật, chủ quán dễ đánh giá sai biên lợi nhuận.
Khi giá đầu vào biến động, định lượng món nên được kiểm tra lại thay vì giữ nguyên giá bán trong thời gian quá dài mà không tính toán.
Chi phí nhân công – quán ăn
Nhân công bao gồm người bếp, phụ bếp, phục vụ, thu ngân hoặc người giao hàng nội bộ nếu có. Cần tính cả chi phí phát sinh theo giờ cao điểm và nhân sự thay ca.
Một món bán nhiều nhưng đòi hỏi quá nhiều thời gian chế biến cũng có thể có chi phí nhân công cao hơn tưởng tượng.
Phí nền tảng và vận chuyển – quán ăn
Đối với đơn ứng dụng, phí nền tảng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận. Chương trình giảm giá, hỗ trợ phí giao hàng hoặc quảng cáo trong ứng dụng cũng cần được tính.
Giá bán online vì vậy không nên được đặt một cách máy móc theo giá tại quán mà không xem toàn bộ chi phí kênh.
Chi phí mặt bằng và khuyến mãi – quán ăn
Tiền thuê, điện nước, internet, vệ sinh, sửa chữa và quảng cáo đều cần được đưa vào tổng chi phí. Khuyến mãi cũng là chi phí thực tế dù không phải lúc nào tiền được chi trực tiếp.
Khi tính đầy đủ, chủ quán mới biết mức doanh thu tối thiểu cần đạt mỗi tháng để hòa vốn.
Những lỗi thường gặp khi mở hộ kinh doanh quán ăn
Phần lớn sai sót ban đầu không đến từ vấn đề quá phức tạp mà do chủ quán tập trung bán hàng rồi bỏ qua hệ thống quản lý. Khi quán còn nhỏ, các lỗi có thể chưa rõ. Khi doanh thu tăng, hậu quả mới xuất hiện.
Có giấy nhưng chưa chuẩn bị thuế – hóa đơn – quán ăn
Sau khi nhận giấy đăng ký, một số chủ quán cho rằng đã hoàn tất toàn bộ thủ tục. Trong khi đó, vấn đề thuế, hóa đơn và cách ghi nhận doanh thu vẫn cần được chuẩn bị.
Nếu để đến khi khách yêu cầu hóa đơn hoặc phát sinh nghĩa vụ mới bắt đầu tìm hiểu, quán sẽ bị động.
Không tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh – quán ăn
Đây là lỗi rất phổ biến. Chủ quán nhận tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân rồi đồng thời dùng tài khoản đó thanh toán sinh hoạt gia đình.
Sau một thời gian, việc tính dòng tiền quán gần như không thể chính xác. Dù chưa mở tài khoản riêng hoàn toàn, chủ hộ vẫn nên thiết kế cách phân biệt giao dịch kinh doanh.
Không lưu hợp đồng/chứng từ – quán ăn
Hợp đồng thuê, chứng từ nhập hàng, hóa đơn mua thiết bị, hồ sơ nhân sự và các giấy tờ quan trọng cần được lưu. Không nên phụ thuộc vào việc nhà cung cấp hoặc bên cho thuê sẽ giữ hộ.
Khi cần chứng minh một giao dịch cũ, việc thiếu hồ sơ sẽ khiến quán mất nhiều thời gian xử lý.
Quảng cáo rộng hơn phạm vi đang hoạt động – quán ăn
Một số quán quảng cáo thêm nhiều dịch vụ để thu hút khách trước khi chuẩn bị đủ điều kiện hoặc quy trình vận hành. Điều này có thể khiến hoạt động thực tế vượt xa hồ sơ ban đầu.
Cách an toàn hơn là mở rộng từng bước và rà lại điều kiện trước khi đưa dịch vụ mới thành hoạt động thường xuyên.
Tự đăng ký hay thuê dịch vụ thành lập hộ kinh doanh quán ăn?
Chủ quán hoàn toàn có thể tự tìm hiểu và thực hiện nếu mô hình đơn giản. Tuy nhiên, với trường hợp có nhiều hoạt động, mặt bằng cần rà kỹ hoặc phát sinh điều kiện chuyên ngành, việc sử dụng dịch vụ có thể giúp tiết kiệm thời gian.
Tự làm khi mô hình đơn giản và điều kiện rõ – quán ăn
Nếu chỉ có một địa điểm, một chủ hộ, hoạt động ăn uống rõ ràng và hồ sơ mặt bằng đầy đủ thì việc tự thực hiện thường dễ kiểm soát.
Điều quan trọng là chủ hộ phải dành thời gian đọc kỹ yêu cầu và không chỉ tập trung vào mẫu đơn.
Nên thuê hỗ trợ khi ngành có nhiều giấy phép hoặc hồ sơ mặt bằng – nhân sự phức tạp
Nếu quán có nhiều dịch vụ, cải tạo mặt bằng lớn, nhiều người cùng góp vốn thực tế hoặc cần xử lý nhiều điều kiện chuyên ngành, việc có đơn vị hỗ trợ sẽ hữu ích hơn.
Giá trị của dịch vụ không chỉ nằm ở việc nộp hồ sơ mà còn ở khả năng phát hiện vấn đề trước khi chủ quán đầu tư quá sâu.
Yêu cầu dịch vụ nêu rõ phần đăng ký và phần chuyên ngành
Khi nhận báo giá, nên yêu cầu tách rõ phần nào là đăng ký hộ kinh doanh, phần nào là tư vấn hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành. Tránh hiểu rằng một mức phí duy nhất đã bao gồm toàn bộ các giấy phép có thể phát sinh.
Phạm vi càng rõ thì quá trình phối hợp càng ít tranh chấp.
Không chỉ so phí mà bỏ qua phạm vi công việc – quán ăn
Hai báo giá có thể khác nhau vì phạm vi hỗ trợ khác nhau. Một đơn vị chỉ chuẩn bị hồ sơ đăng ký sẽ có mức phí khác với đơn vị khảo sát mô hình, kiểm tra mặt bằng và hỗ trợ các công việc sau đăng ký.
Vì vậy, nên so cả nội dung công việc, thời gian hỗ trợ và trách nhiệm khi hồ sơ cần bổ sung.
Việc cần làm sau khi có giấy phép kinh doanh quán ăn
Có giấy đăng ký mới chỉ là bước mở đầu. Quán cần tiếp tục hoàn thiện các phần liên quan đến địa điểm, thuế, hóa đơn, tiền và sổ theo dõi trước khi hoạt động ổn định.
Biển hiệu tại địa điểm kinh doanh – quán ăn
Biển hiệu nên được thực hiện phù hợp với thông tin đăng ký và nhận diện quán. Ngoài yếu tố quảng cáo, đây còn là cách giúp xác định rõ cơ sở kinh doanh tại địa điểm thực tế.
Tên trên biển và tên sử dụng trong giao dịch nên được kiểm soát để không gây nhầm.
Thuế/hóa đơn – quán ăn
Chủ hộ nên tìm hiểu nghĩa vụ thuế và phương án hóa đơn phù hợp với hoạt động của mình ngay từ khi bắt đầu. Đừng chờ đến khi phát sinh yêu cầu từ khách hàng mới xử lý.
Nếu bán hàng qua nhiều kênh, dữ liệu doanh thu cũng cần có cách tổng hợp thống nhất.
Tài khoản nhận tiền bán hàng – quán ăn
Nên thiết lập một tài khoản hoặc phương thức nhận tiền được dùng ổn định cho hoạt động kinh doanh. Điều này giúp việc đối soát doanh thu chuyển khoản đơn giản hơn.
Mã QR đặt tại quầy cũng nên gắn với tài khoản được quản lý thống nhất thay vì thay đổi liên tục theo nhân viên.
Sổ doanh thu – chứng từ – hợp đồng – quán ăn
Quán nên có hệ thống lưu doanh thu, chứng từ nhập hàng, hợp đồng thuê, hợp đồng với nền tảng và những tài liệu liên quan. Không cần hệ thống quá phức tạp nhưng phải có nguyên tắc nhất quán.
Khi dữ liệu được quản lý ngay từ tháng đầu tiên, việc rà lại sau một năm sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
Checklist trước khi hộ kinh doanh quán ăn bắt đầu hoạt động
Trước ngày khai trương, chủ hộ nên tự kiểm tra toàn bộ mô hình một lần cuối. Mục tiêu không phải tạo thêm thủ tục mà là phát hiện những điểm còn thiếu trước khi quán bước vào giai đoạn đông khách và không còn thời gian xử lý.
Đăng ký hộ kinh doanh đã khớp mô hình – quán ăn
Thông tin về chủ hộ, địa điểm, tên và hoạt động kinh doanh cần phản ánh đúng kế hoạch thực tế. Nếu trong quá trình chuẩn bị quán đã thay đổi đáng kể so với dự kiến ban đầu, nên rà lại trước khi khai trương.
Điều này đặc biệt cần thiết khi quán bổ sung bán online, bán thêm sản phẩm hoặc thay đổi hình thức phục vụ.
Địa điểm và nhân sự đã sẵn sàng – quán ăn
Mặt bằng cần đủ khu vực cần thiết cho bếp, nguyên liệu, khách và giao nhận. Nhân viên phải biết công việc của mình, đặc biệt ở giờ cao điểm.
Nếu chưa chạy thử quy trình, nên tổ chức một số buổi vận hành thử để phát hiện lỗi trước ngày khai trương chính thức.
Điều kiện đặc thù đã rà: ATTP, nguồn nguyên liệu, giá vốn và đơn giao hàng
ATTP cần được xem xét theo mô hình thực tế. Nhà cung cấp chính cần được xác định. Giá vốn của các món chủ lực nên được tính trước. Quy trình nhận và giao đơn phải được thử nghiệm.
Bốn nội dung này càng được chuẩn bị kỹ thì thời gian đầu hoạt động càng ít bị động.
Tiền – hàng – hóa đơn – dữ liệu khách có cách quản lý
Trước ngày bán chính thức, chủ quán nên biết tiền mặt được giao cho ai, chuyển khoản vào đâu, doanh thu ứng dụng được đối soát thế nào, hàng tồn được kiểm tra khi nào và chứng từ được lưu ở đâu.
Thông tin khách đặt món cũng cần được quản lý có trật tự, đặc biệt với khách đặt thường xuyên, khách doanh nghiệp hoặc đơn có đặt cọc. Khi tiền, hàng, hóa đơn và dữ liệu được quản lý từ đầu, hộ kinh doanh quán ăn sẽ dễ phát triển hơn mà không phải liên tục quay lại sửa những lỗi nền tảng.
Thành lập hộ kinh doanh quán ăn tại Đà Nẵng là bước khởi đầu quan trọng giúp các cá nhân, hộ gia đình kinh doanh ẩm thực xây dựng mô hình hoạt động hợp pháp và chuyên nghiệp hơn. Khi hoàn thiện đầy đủ thủ tục đăng ký, chủ quán không chỉ thuận lợi trong việc vận hành mà còn dễ dàng thực hiện các hoạt động mở rộng như xây dựng thương hiệu, hợp tác với đối tác, bán hàng trực tuyến hoặc phát triển thêm nhiều chi nhánh.
